Wie sicher ist Ihr E-Mailversand? E-Mails gehören zu den am häufigsten genutzten Kommunikationsmitteln in der heutigen Zeit und doch bleibt der Schutz der Inhalte und der Übertragung ein oft vernachlässigtes Thema. Warum es wichtiger denn je ist, auf die Sicherheit Ihrer E-Mails zu achten und welche Möglichkeiten Ihnen zur Verfügung stehen, erfahren Sie in diesem Beitrag.
Inhalt
- Warum ist sicherer E-Mailversand wichtig?
- Datenschutz und Compliance einhalten
- Vertrauen der Mandanten
- Nutzen Sie eine E-Mail-Verschlüsselung
- Schulen Sie Ihre Mitarbeitenden
Warum ist sicherer E-Mailversand wichtig?
Die Antwort ist einfach: Vertrauliche Informationen müssen vertraulich bleiben. Als Steuerberater und Steuerberaterin sind Sie täglich mit sensiblen Daten wie Gehaltsabrechnungen, Finanzdokumenten und anderen vertraulichen Informationen konfrontiert. Diese Informationen gilt es zu schützen.
Datenschutz und Compliance einhalten
Steuerkanzleien sind rechtlich verpflichtet, die Vertraulichkeit von Mandantendaten zu wahren. Der Austausch von Informationen per E-Mail kann dazu führen, dass sensible Daten in die falschen Hände geraten: Ohne E-Mail-Verschlüsselung kann es schnell passieren, dass Daten abgefangen und von Dritten eingesehen werden können. Dies kann schwerwiegende Folgen für die Privatsphäre und den Ruf einer Steuerkanzlei haben. Die Steuerkanzlei hat demnach technische und organisatorische Maßnahmen zu treffen, um ein angemessenes Datenschutzniveau zu gewährleisten. Die DSGVO kennt als Maßnahme zur Datensicherheit unter anderem die Verschlüsselung. Daraus ergibt sich für die Steuerkanzlei die Pflicht zur Verschlüsselung des E-Mail-Verkehrs. Neben den rechtlichen Anforderungen müssen Steuerkanzleien auch sicherstellen, dass sie den Vorschriften für Compliance und Informationssicherheit entsprechen. Eine unsichere E-Mail-Kommunikation kann dazu führen, dass diese Anforderungen nicht erfüllt werden und die Steuerkanzlei mit Strafen oder rechtlichen Konsequenzen konfrontiert wird.
Schutz vor Cyberkriminalität
Angesichts der rasant steigenden Anzahl von Cyberangriffen durch unter anderem Spam und E-Mail-Phishing auf Unternehmen, insbesondere auf solche mit sensiblen Finanzdaten, ist die Frage nach der Sicherheit der E-Mailkommunikation relevanter denn je. Cyberkriminelle werden dabei immer besser, scheinbar vertrauenswürdig aussehende E-Mails in Unternehmen so zu platzieren, dass ein Anhang ohne langes Nachdenken geöffnet wird. Die Folgen können fatal und vor allem teuer sein: Vom Identitätsdiebstahl und Betrug bis zur Lösegeldforderung und Komplettausfall – solche Vorfälle sind aktuell leider keine Seltenheit.
Vertrauen der Mandanten
Ein sicherer E-Mailverkehr ist auch wichtig, um das Vertrauen der Mandanten zu gewinnen und zu erhalten. Mandanten erwarten, dass ihre vertraulichen Informationen in sicheren Händen sind und dass ihre Steuerkanzlei in der Lage ist, diese Daten zu schützen. Eine sichere E-Mail-Lösung kann auch die Zusammenarbeit und den Austausch von Informationen zwischen Mitarbeitenden und Mandanten erleichtern.
Nutzen Sie eine E-Mail-Verschlüsselung
Grundsätzlich gibt es zwei Arten der E-Mail-Verschlüsselung: Die Transportverschlüsselung und die Ende-zu-Ende-Verschlüsselung. Während die Transportverschlüsselung nur den Kanal verschlüsselt, über den E-Mails versendet und Inhalte ausgetauscht werden, schützt eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung jede einzelne E-Mail und ihren Inhalt, indem dieser codiert wird. Sichere E-Mail-Übertragung ist wichtig und gesetzlich gefordert – aber bisher sehr kompliziert und mühsam in der Praxis. Anwenderinnen und Anwender mussten bei der Ende-zu-Ende Verschlüsselung selbst aktiv werden, um die Technologie nutzen zu können. Allerdings ist dies unter anderem mit einem vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik entwickelten Protokoll richtungsweisend vereinfacht und so Anwendern oder Anwenderinnen zugänglicher gemacht worden. Auch Unternehmen haben sich dieser Problematik angenommen und unter anderem mit der „adaptiven Verschlüsselung“ eine Lösung geschaffen, die mehrere Verschlüsselungstechnologien verknüpft und automatisiert anwendet. Damit werden nicht nur die Prozesse zur sicheren E-Mail-Übertragung einfacher und automatisch umgesetzt: E-Mails werden zu 100 % datenschutzkonform versendet. Weitere Informationen finden Sie hier.
Schulen Sie Ihre Mitarbeitenden
Neben der Technik spielen die Menschen beim Thema E-Mail-Sicherheit ein Schlüsselrolle: Sensibilisieren Sie daher Ihre Beschäftigten und teilen Sie ihnen bewährte Methoden mit, um sicherzustellen, dass keine E-Mails von unbekannten Absendern mit verdächtigen Anhängen oder Links unbedacht geöffnet werden. Etablieren Sie eine sorgfältige Prüfung der E-Mail-Inhalte in Eigenverantwortung und bieten Sie regelmäßige Sicherheitsschulungen an, sodass alle Mitarbeitenden in Ihrer Organisation auf dem neuesten Stand ist. Ziehen Sie für den Datenaustausch sicherere Alternativen als E-Mailanhänge in Betracht: So könnte die Nutzung einer Cloud wie z.B. die Managed KANZLEI CLOUD den Versand per E-Mail überflüssig machen. Außerdem sollten Sie darüber nachdenken, bestimmte Datenanhänge (z. B. exe-, com-, vbs-Dateien) direkt zu blockieren.
