DATEV E-Mail-Verschlüsselung

Zuverlässiger Schutz für vertrauliche Daten

Im Rahmen der Digitalisierung ist der Brief als Medium fast gänzlich obsolet geworden. Kunden, Mandanten oder auch Lieferanten erwarten eine möglichst schnelle Online-Kommunikation, die ausschließlich via E-Mail möglich ist.

Diese Form der Kommunikation bietet allerdings auch eine Form der Angriffsfläche. Insbesondere Cyber-Kriminelle nutzen häufig die Unwissenheit der Mitarbeitenden aus und versuchen mithilfe von Viren oder Trojanern an sensible Daten zu gelangen. Derartige Cyber-Angriffe sind ein großes Sicherheitsrisiko und können schlimmstenfalls dazu führen, dass das gesamte Unternehmen handlungsunfähig ist.

Wir von netgo unterstützen Unternehmen dabei, sich durch umfassende IT-Sicherheitslösungen wie die DATEV E-Mail-Verschlüsselung vor Cyber-Angriffen und dem unbefugten Zugriff auf sensible Daten zu schützen.

Was ist die DATEV E-Mail-Verschlüsselung?

Die Cloud-Lösung DATEV E-Mail-Verschlüsselung dient der automatischen Ver- und Entschlüsselung von E-Mails. Dabei basiert die Anwendung auf DATEVnet. Daher ist die Installation einer Software nicht notwendig, um die Verschlüsselung zu nutzen. Die Verschlüsselung der E-Mails erfolgt ganz unkompliziert mithilfe eines Outlook Add-Ins.

Die Ver- und Entschlüsselung der E-Mails und die Überprüfung dieser auf Viren und Trojaner läuft zentral über ein Verschlüsselungsportal ab. Die Art der Verschlüsselung ist variabel. Insbesondere die technischen Gegebenheiten bei den Empfängern der E-Mails sind ausschlaggebend für die Art der Verschlüsselung.

Die Entschlüsselung erhaltener E-Mails erfolgt über das DATEV E-Mail-Verschlüsselungsportal. In dieses gelangen die Nutzer über den Anhang der Benachrichtigungs-E-Mail, die darauf hinweist, dass eine neue E-Mail eingegangen ist. Durch das einmalige Vergeben eines Kennworts im Portal bei der Registrierung erfolgt die Entschlüsselung der E-Mails. Nach der Entschlüsselung ist der unkomplizierte Import der Informationen oder Dokumente in ein Dokumentenmanagement-System möglich.

Somit handelt es sich bei der DATEV E-Mail-Verschlüsselung um eine umfassende IT-Sicherheitslösung, die es Unternehmen ermöglicht, sowohl die interne als auch die externe Kommunikation sicher sowie rechtskonform zu gestalten und sensible Daten zu schützen.

Warum benötigen Unternehmen die DATEV E-Mail-Verschlüsselung?

Ungeschützte E-Mails sind im Internet leicht abfangbar. Mithilfe einfachster Mittel haben Unbefugte so die Möglichkeit, hochsensible Informationen zu erhalten. Dabei spielt es keine Rolle, ob es sich um Zugangsdaten, Informationen in Bezug auf die strategische Planung oder Kalkulationen handelt.

Alle diese Daten sind in den Händen der falschen Person ein Sicherheitsrisiko oder können Cyber-Kriminellen dabei helfen, die Firmen-IT anzugreifen. Selbst vermeintlich irrelevante Informationen, wie beispielsweise Details zur letzten Betriebsfeier, können genutzt werden, um dem Unternehmen nachhaltig zu schaden. Besonders gefährlich ist es natürlich dann, wenn vertrauliche Dokumente wie beispielsweise Verträge oder sensible Kundendaten in die falschen Hände geraten.

Obwohl rund 93 Prozent laut einer Reddoxx-Studie den Nutzen der Verschlüsselung von E-Mails in Unternehmen klar erkennen, geben nur rund 13 Prozent an, regelmäßig ihre E-Mails zu verschlüsseln. Diese Feststellung ist angesichts der möglichen Folgen, die aus dem achtlosen Umgang mit Unternehmensinformationen resultieren können, schockierend.

Obwohl die E-Mail-Verschlüsselung entsprechend der DSGVO nur dann erforderlich ist, wenn es inhaltlich um Personaldaten oder Geschäftsgeheimnisse geht, ist doch auch bei zahlreichen weiteren Informationen Vorsicht angebracht und ratsam. Mithilfe der DATEV E-Mail-Verschlüsselung etablieren Unternehmen eine umfassende IT-Sicherheitslösung, mit der sie mehr Datenschutz gewährleisten und für den angemessenen Schutz sensibler Geschäftsinformationen sorgen.

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Vorteile der DATEV E-Mail-Verschlüsselung

DSGVO-Konformität

Mit der DATEV E-Mail-Verschlüsselung stellen Unternehmen sicher, dass sensible Personaldaten und Geschäftsgeheimnisse in jeder Form rechtskonform geschützt werden. Somit minimieren Unternehmen und Kanzleien mit der DATEV E-Mail-Verschlüsselung das Risiko, sich in eine rechtliche Grauzone zu begeben.

Sorgenfreier Austausch von sensiblen Informationen

Durch die Verschlüsselung der E-Mails gestaltet sich der Austausch von sensiblen Informationen unkompliziert und sicher. Unternehmen gewährleisten durch die DATEV E-Mail-Verschlüsselung den Schutz vor Cyber-Kriminalität und senken das Risiko eines Angriffs auf das Unternehmen.

Sicherheit auch von unterwegs

Mithilfe der DATEV E-Mail-Verschlüsselung können Mitarbeitende auch von unterwegs aus verschlüsselte E-Mails versenden. So haben Unternehmen, Kanzleien und Mandanten die Möglichkeit, auch über mobile Endgeräte sichere verschlüsselte E-Mails zu versenden und zu empfangen.

Integrierter Virenschutz

Der integrierte Virenschutz der DATEV E-Mail-Verschlüsselung sorgt dafür, dass die unternehmenseigene IT, aber gegebenenfalls auch die Geräte von Mandanten oder Kunden, nicht durch Viren oder Trojaner gefährdet werden.

Erfolgsfaktoren für die Implementierung der DATEV E-Mail-Verschlüsselung

Folgende Erfolgsfaktoren gilt es zu beherzigen, damit die Implementierung der DATEV E-Mail-Verschlüsselung reibungslos und unkompliziert abläuft:

Ist-Zustand ermitteln:
Ein Unternehmen zu einer sicheren E-Mail-Kommunikation zu führen, ist ein Prozess. Daher ist es zu Beginn dieses Prozesses sinnvoll, mit einem Audit und einer Analyse des Ist-Zustands im Unternehmen zu starten.
Im Rahmen dieser Analyse sollten unterschiedliche Fragen im Vordergrund stehen. Zum einen ist es notwendig zu wissen, welche Standards die aktuell eingesetzten Anwendungen aufweisen. Zum anderen ist es erforderlich herauszufinden, ob die gesetzlichen Anforderungen erfüllt werden. Basierend auf den daraus gewonnenen Erkenntnissen lassen sich die nächsten Schritte planen.

Mitarbeitende schulen:
Die Implementierung eines Verschlüsselungsprogramms ist nur dann erfolgreich, wenn diese Maßnahme von allen Mitarbeitenden als sinnvoll angesehen wird. Durch interne Schulungen und Leitfäden haben Unternehmen die Möglichkeit, das gesamte Team über die Bedeutung von verschlüsselter digitaler Kommunikation zu informieren und über den sicheren Umgang mit E-Mails aufzuklären.

Interne Kommunikation einbeziehen:
Im Fokus von E-Mail Verschlüsselungsprogrammen steht häufig die Kommunikation mit externen Partnern wie Mandanten oder Kunden. Doch auch die interne Kommunikation darf dabei nicht aus dem Sichtfeld rücken, da auch im Rahmen der internen Kommunikation gelegentlich sensible Personendaten oder geschäftsrelevante Informationen ausgetauscht werden.

Kompetente Partner:
Sowohl bei der Planung, aber auch bei der Implementierung und bei Schulungen sind externe Partner häufig ein wesentlicher Erfolgsfaktor. Durch umfassendes Know-how und langjährige Erfahrung wissen sie um die möglichen Tücken und können auf ein umfangreiches Repertoire an Best Practices zurückgreifen, die die Einführung deutlich erleichtern.

Warum netgo in Bezug auf die DATEV E-Mail-Verschlüsselung?

netgo unterstützt seit Jahren Kanzleien und Unternehmen dabei, Digitalisierung intelligent umzusetzen. Daher sind wir auch mit den Sicherheitsanforderungen, die sich aus dem digitalen Wandel ergeben, bestens vertraut.

Als langjähriger DATEV-Lösungspartner unterstützen wir Sie zuverlässig und nutzen unser Know-how, um Sie von der Beratung bis hin zu Wartung und Pflege der DATEV E-Mail-Verschlüsselung zu begleiten.

Unsere erfahrenen Spezialisten helfen Ihnen dabei, die umfassende IT-Sicherheitslösung der DATEV E-Mail-Verschlüsselung zu implementieren und damit Ihre digitale Kommunikation sicher zu machen. Kontaktieren Sie uns jetzt und profitieren auch Sie von unserer Expertise.