smartdocu
Verfahrensdokumentation einfach, strukturiert und digital erstellen.
Mit smartdocu erstellen und pflegen Sie Ihre Verfahrensdokumentation Schritt für Schritt in einer zentralen Cloud-Lösung. Intelligente Leitfäden führen durch den Prozess und ermöglichen die gemeinsame Bearbeitung durch Kanzlei, Mandant und weitere Beteiligte.
Typische Herausforderungen
Wenn die Verfahrensdokumentation irgendwo als Word-Datei liegt.
Fehlende Standards, veraltete Inhalte oder eine Word-Datei, die aufwendig manuell gepflegt werden muss: In vielen Unternehmen bildet die Verfahrensdokumentation die tatsächlichen Buchhaltungsprozesse nicht mehr vollständig ab.
Fehlende Struktur
Unterschiedliche Prozesse und eingesetzte Systeme müssen nachvollziehbar zusammengeführt und dokumentiert werden.
Hoher Pflegeaufwand
Statische Word-Dokumente müssen manuell gepflegt und Änderungen aufwendig nachgehalten werden.
Fehlende Nachvollziehbarkeit
Ohne saubere Versionierung ist schwer erkennbar, wann sich Prozesse oder Verantwortlichkeiten verändert haben.
Drei Szenarien aus der Praxis
Wann smartdocu besonders sinnvoll wird
smartdocu im Einsatz
Verfahrensdokumentation strukturiert erstellen und gemeinsam pflegen
smartdocu bildet den Dokumentationsprozess in einer zentralen Cloud-Lösung ab. Intelligente Fragebäume führen durch die Erstellung, mehrere Beteiligte können gemeinsam an einer Verfahrensdokumentation arbeiten und Änderungen werden automatisch versioniert.
Intelligente Fragebäume
Statt sich durch statische Vorlagen zu arbeiten, werden relevante Inhalte anhand der gegebenen Antworten bereitgestellt. Das strukturiert die Erstellung und reduziert den manuellen Aufwand.
Gemeinsame Bearbeitung
Kanzlei, Mandant und weitere Beteiligte wie IT-Dienstleister können gemeinsam an einer Verfahrensdokumentation arbeiten – ohne unterschiedliche Dateistände hin- und herzuschicken.
Automatische Versionierung
Änderungen werden automatisch versioniert. So bleibt nachvollziehbar, wie sich Prozesse und die dazugehörige Dokumentation im Laufe der Zeit verändert haben.
Zentrale Verwaltung
Verfahrensdokumentationen, Dokumentenarchiv, Benutzer und Berechtigungen werden zentral verwaltet. Kanzleien können so auch mehrere Mandantendokumentationen an einem Ort organisieren.
Direkt im Browser nutzbar
smartdocu ist cloudbasiert und benötigt keine lokale Installation. Die Lösung wird laut Briefing auf deutschen Servern betrieben.
smartdocu erweitern
Weitere Kanzleiprozesse einfach digital abbilden
smartdocu endet nicht bei der Verfahrensdokumentation. Je nach Lizenzmodell lässt sich die Plattform um weitere Funktionen ergänzen, die Kanzlei und Mandanten bei der digitalen Zusammenarbeit unterstützen. Dazu gehören der digitale Belegaustausch, eine digitale Notfallakte und die Einkommensteuer-Vorerfassung.
So lassen sich zusätzliche Prozesse über eine zentrale Plattform abbilden und bestehende digitale Abläufe sinnvoll ergänzen.
Darüber hinaus sind individuelle Kanzleivorlagen sowie – je nach Einsatzszenario – White-Label-Lösungen möglich.
Häufig gestellte Fragen
FAQ zu smartdocu
Benötigt jedes Unternehmen eine Verfahrensdokumentation?
Unternehmen, die ihre Buchhaltung elektronisch führen oder elektronische Belege verarbeiten, sollten über eine entsprechende Verfahrensdokumentation verfügen. Sie dient dazu, steuerrelevante Prozesse gegenüber der Finanzverwaltung nachvollziehbar zu beschreiben.
Muss die Verfahrensdokumentation regelmäßig aktualisiert werden?
Ja. Änderungen an Prozessen, Software oder organisatorischen Abläufen sollten zeitnah dokumentiert werden, damit die Verfahrensdokumentation den tatsächlichen Stand der Buchhaltungsprozesse widerspiegelt.
Warum smartdocu statt einer Word-Vorlage?
Word-Dokumente sind häufig statisch, aufwendig zu pflegen und bieten keine integrierte Versionierung oder intelligente Benutzerführung. smartdocu führt strukturiert durch die Erstellung, stellt relevante Inhalte bereit und verwaltet Versionen zentral in der Cloud.