Digitale Signatur im Kanzleialltag unverzichtbar

Inhalt

• Wofür wird die digitale Signatur genutzt?
• Vorteile der digitalen Unterschrift für Ihren Kanzleialltag
• Wie ist die Akzeptanz der elektronischen Unterschrift?
• Diese Tools werden in Steuerkanzleien besonders häufig eingesetzt
• Statements unserer Berater*innen zur digitalen Signatur

Wofür wird die digitale Signatur genutzt?

Mit der eIDAS-Verordnung (electronic IDentification, Authentication and trust Services) fing es an. Seit 01.07.2016 ist die Verordnung des Europäischen Parlaments in Kraft. Im Laufe der folgenden Jahre wurde auch in Deutschland die Basis für eine vertrauensvolle Nutzung der digitalen Signatur geschaffen. Die eIDAs regelt die elektronische Identifizierung von Personen, ermöglicht elektronische Signaturen, elektronische Sigel und Zeitstempel, elektronische Einschreiben und einiges mehr. Jede Privatperson kann sich an die notwendigen Systeme anbinden. Steuererklärungen können digital abgezeichnet und eingereicht werden. Unternehmen können Dokumente mit Kunden und Partnern ohne Briefversand signieren und rechtsgültig abschließen. Die Nutzung bringt klare Vorteile.

Vorteile der digitalen Unterschrift für Ihren Kanzleialltag

Die ersten Hürden für die Einrichtung von digitalen Signaturen müssen genommen werden. Aber so wirklich hoch sind sie nicht. Im Rahmen einer Digitalisierung der Kanzlei ist die Signatur nur ein kleiner Baustein. Die Vorteile liegen auf der Hand. Mit digitalen Unterschriften können Sie 

• Arbeitsabläufe vereinfachen  
• Kosten sparen  
• Material sparen 
• Versand sparen 
• Zeit sparen
• Die Produktivität Ihrer Mitarbeiter steigern.

So steht Ihre Kanzlei für Modernität und Kompetenz. Kunden und Geschäftspartner erwarten immer mehr diesen digitalen Standard, der eine digitale Signatur einschließt.

Wie ist die Akzeptanz der elektronischen Unterschrift?

Die digitale Signatur gehört immer mehr zum beruflichen Alltag von Kanzleien und Steuerberater. Unsere Partner und Berater berichten dabei von einer zunehmenden Akzeptanz der elektronischen Unterschrift.

„Die Akzeptanz der digitalen Unterschrift wächst bei unseren Mandanten ständig.“

Marco Czeczka

Steuerberater und Partner der Kanzlei RESITAX

„Wir sind begeistert, unsere Kunden sind begeistert. Die Akzeptanz steigt stetig an.“

Katharina Ostler

Steuerberaterin und Inhaberin von KM Strategie

„Ein Kanzleialltag ohne elektronische Unterschrift ist nicht mehr denkbar.“

Jürgen Lemke

Steuerberater und Partner der Kanzlei Rewist

Diese Tools werden in Steuerkanzleien besonders häufig eingesetzt

• Freizeichnung Online: Die DATEV Lösung mit durchgängigem elektronischem Workflow ohne Medienbruch. Gearbeitet wird im pdf Format, ohne Unterschriftenpad für Einzelpersonen mit Smart Login. 
• DigiSign mit Unterschriftenpad: DigiSign wird ins DMS der DATEV eingebunden, kommt mit dem Unterschriftenpad von signotec, ohne Smart Login und eignet sich für die Signatur von mehreren Parteien vor Ort. Genutzt wird das Unterschriftenpad in der Kanzlei vor Ort. 
• DigiSign mit Fernunterschrift: Das ist die Weiterentwicklung der signotec, die eine Fernunterschrift ohne Unterschriftenpad ermöglicht. Sie ist optimal in die DATEV Anwendung eingebunden. Im Dokument werden Unterschriftsfelder erzeugt, benamt und zur Signatur an beliebig viele Parteien gesandt. Der Link im Unterschriftenfeld ist nicht löschbar, nicht veränderbar und somit rechtsgültig, eine zertifizierte Unterschrift. Auch Word Dokumente können mit Signatur versehen werden. Es wird kein spezielles Endgerät benötigt, es gibt keine Legitimation, kein Smart Login. 

Statements unserer Berater*innen zur digitalen Signatur

Fernunterzeichnen ist die Zukunft

“Wir sind restlos begeistert von DigiSign Fernunterzeichnung ohne Pad. Man kann mehrere Teilnehmer in mehreren Dokumenten abdecken. Die Signatur wird direkt im Dokument hinterlegt, ist gut sichtbar und verankert. Angewandt wird dieses Verfahren gerne bei Ehegatten oder größeren Unternehmen. Die Signatur erfolgt mit einem Unterschriftenfeld, das ins Dokument eingefügt wird. Das Dokument wird an beliebig viele Unterzeichner per Mail gesendet. Jeder wird automatisch an das für ihn vorgesehene Unterschriftsfeld geführt und kann bequem mit dem Finger auf dem mobilen Endgerät oder mit der Maus digital unterschreiben. Ein Smart Login ist hinfällig. Innerhalb von kurzer Zeit waren gedruckte Jahresabschlüsse in unserer Kanzlei Vergangenheit. Wir sind begeistert.“

Katharina Ostler
Steuerberaterin und Inhaberin von KM Strategie

Sind mehrere Parteien betroffen, dann DIGISign

“Wir arbeiten mit DigiSign. Im DATEV Arbeitsplatz eingebunden, wird keine weitere Schnittstelle benötigt. Das Dokument wird im DMS ausgewählt, ein Unterschriftenfeld einfügt und für die Fernsignatur dem Mandanten zur Verfügung gestellt. Das Feld wird mit dem Namen des Gesellschafters benannt. Und schon ist alles zur Unterschrift bereitgestellt. Beliebig viele Dokumente mit beliebig vielen Unterschriften können vorbereitet und versandt werden. Das unterschriebene Dokument kann gleich heruntergeladen werden und wird nach der Unterschrift an die Kanzlei zurückgesandt. Diese sieht, dass das Dokument bearbeitet wurde, speichert es und ist auch schon fertig. Es wurde ein zweites Dokument, eine Revision, erzeugt. Das Originaldokument bleibt erhalten. Es funktioniert hervorragend.“

Jürgen Lemke
Steuerberater und Partner von Kanzlei Rewist

FreizeichnungOnline erlebt ein kleines Revival

“Smart Logins sind bei DATEV gerade der Renner, wir erleben das jeden Tag. Dort, wo einzelne Mandanten ihr Smart Login benutzen, um Ihre Steuererklärung zu unterzeichnen, ist FreizeichnungOnline eine gute Lösung. Gerade der Privatkunde nutzt es für die Unterzeichnung der Einkommensteuererklärung. Ein-Mann-Einzelunternehmer, one-man GmbHs – sie alle profitieren davon. Das Handling ist komfortabel. Die Kanzlei sendet FreizeichnenOnline, der Mandant sendet die digitale Signatur, einfach und schnell. Ohne Unterschriftenpad, ohne Finger auf dem mobile Phone. Die Datei mit der Signatur wird im Geschäftsvorgang abgelegt und schon ist der Vorgang erledigt.“

Marco Czeczka
Steuerberater und Partner der Kanzlei RESITAX

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