DATEV DMS

Bei DATEV DMS handelt es sich um ein Dokumentenmanagement-System. Es dient der datenbankgestützten Verwaltung von elektronischen Dokumenten. Mit DATEV DMS erfolgt die Organisation von Dokumenten, E-Mails und Belegen zentral und digital. Dadurch lassen sich zahlreiche Geschäftsprozesse wie beispielsweise das Suchen von Dokumenten deutlich beschleunigen. 

Neben der Versionierung für die Änderungsverfolgung und der Dokumentensuche basierend auf Metadaten ist auch die revisionssichere Archivierung der Dokumente Teil des Funktionsumfangs des DATEV Dokumentenmanagement-Systems. 

Daraus resultiert für die Anwender eine lückenlose Nachvollziehbarkeit in Bezug auf alle vorangegangenen Bearbeitungsschritte. Somit handelt es sich bei DATEV DMS um ein Workflow-Instrument, welches gezielte Unterstützung hinsichtlich der Firmenabläufe leistet und die gesamten geschäftsrelevanten Informationen auf allen Kanälen zur Verfügung stellt. 

Dabei bietet das System Schnittstellen zu anderen DATEV-Lösungen. Aber auch mit Microsoft Office-Programmen ist das DATEV Dokumentenmanagement-System kompatibel. Dadurch entfallen Medienbrüche und die durchgängig digitale Gestaltung von Kanzlei- oder Unternehmensprozessen ist möglich.

Ein zentraler Aspekt in allen Kanzleien und Unternehmen ist der sichere und einfache Umgang mit wichtigen Informationen und Dokumenten. Geschäftsinformationen können nur dann für die fundierte Entscheidungsfindung oder für den Erkenntnisgewinn genutzt werden, wenn sie stets griffbereit und auffindbar sind. 

Die digitale Ablage aller Informationen im DATEV DMS ermöglicht Kanzleien und Unternehmen kurze Suchzeiten, definierte Ordnerstrukturen und intelligente Volltextsuchen. Dadurch ist es möglich, zentrale Geschäftsprozesse signifikant zu beschleunigen und somit einen Wettbewerbsvorteil zu erzielen. 

Mit digitalen Umlaufmappen und Workflows, intelligenten Freigabeprozessen und Definitionsmöglichkeiten für Zugriffsrechte und Rollenkonzepte ist das flexible und parallele Arbeiten aller beteiligten Mitarbeitenden gewährleistet. Diese Form der digitalen Organisation ermöglicht Unternehmen ein gesteigertes Niveau an abteilungsübergreifendem Teamwork. 

Zudem sichert das DATEV DMS, dass für den Geschäftserfolg entscheidende Dokumente und Informationen im Unternehmen nicht verloren gehen. Durch die Dokumenten-Versionierung ist die Bearbeitung lückenlos nachvollziehbar und mithilfe der revisionssicheren Archivierung werden die Dokumente nicht veränderlich an einem schreibgeschützten Speicherort abgelegt.

Folgende Erfolgsfaktoren sind entscheidend, damit die Einführung des DATEV Dokumentenmanagement-Systems erfolgreich verläuft: 

Vorbereitung 

Im Zuge der Einführung des DATEV DMS vertrauen Anwender dem elektronischen System das gesamte Unternehmenswissen an. Daher ist es sinnvoll, im Vorfeld Vorbereitungen und Anpassungen vorzunehmen. So lässt sich sicherstellen, dass bereits bestehende Probleme und Ineffizienzen nicht einfach automatisiert werden. 

Mit der Umstellung von Papierdokumenten auf digitale Dokumente gehen gravierende Veränderungen einher. Sowohl Arbeitsprozesse als auch die Informationsnutzung und die grundlegende Organisation verändern sich. Eine langfristige Strategie, die auch zukünftige Anforderungen der Kanzlei oder des Unternehmens umfasst, ist daher unerlässlich. 

Management und Mitarbeitende 

Die Unterstützung durch das Management auf allen Ebenen und die Akzeptanz der Mitarbeitenden sind ebenfalls Erfolgsfaktoren, die über das Gelingen des Projekts entscheiden. Aktive Unterstützung und eine positive Haltung aufseiten des Managements sind wichtige Faktoren, damit sich bei den Mitarbeitenden Akzeptanz einstellt. 

Aber auch Transparenz gegenüber allen Involvierten ist gefragt. Die Wünsche und Bedenken, Vorbehalte und Ängste der Mitarbeitenden sind durch starke Argumente und Impulse aus dem Management zu beseitigen. Darüber hinaus ist es besonders förderlich für die Motivation, wenn die beteiligten Mitarbeitenden umfassende Informationen erhalten und von Anfang an in das Projekt einbezogen werden. 

Projektmanagement 

Bei der Einführung eines Dokumentenmanagement-Systems handelt es sich um ein eigenständiges Projekt. Wie bei allen Projekten ist die Planung eines ausreichenden Budgets, der personellen Ressourcen, eindeutiger Berichtswege und der Verantwortlichkeiten essenziell. Auch die Zusammenstellung eines geeigneten Projektteams mit den notwendigen Qualifikationen ist Teil des Projektmanagements. 

Insbesondere das Projektteam ist ein wichtiger Erfolgsfaktor. Das DATEV DMS betrifft alle Abteilungen. Daher ist es notwendig, aus allen betroffenen Bereichen Mitarbeitende in das Projekt einzubeziehen. Dabei ist es von besonderer Relevanz, dass die Mitarbeitenden mit dem Arbeitsalltag und den Prozessen in der jeweiligen Abteilung vertraut sind, aber auch über kommunikative Fähigkeiten verfügen. 

Vorgehensweise 

Da es sich bei der Einführung eines Dokumentenmanagement-Systems um ein komplexes Projekt handelt, ist es empfehlenswert, stufenweise und kleinschrittig vorzugehen. Durch diese Arbeitsweise wird das Risiko eines Fehlschlags minimiert und die Beteiligten haben ausreichend Möglichkeiten, eigene Erfahrungen mit dem System und den neuen Prozessen zu sammeln. 

Aber auch externe Berater*innen können insbesondere in der anfänglichen Orientierungsphase ein wesentlicher Erfolgsfaktor sein. Deren Know-how und Spezialwissen sorgen dafür, dass das System ideal an die Anforderungen der Kanzlei oder des Unternehmens angepasst wird.